セルに入力するデータが数パターンと決まっている場合には、あらかじめいくつかの選択肢を用意して選択式にすることで、簡単に入力できるようになります。
特定のデータ以外を入力できないようにする
「出勤簿」等のように特定の数パターンしかセルに入力しない表を作成する場合には、セルに入力する項目をリスト化しておくことで簡単に入力することができますし、入力ミスも防ぐ事ができます。
セルの入力を選択式に知るには「データの入力規則」が持つ機能の一つ「リスト」を利用します。まず、表の中で入力できるようにしたいセルを選択しておきます。次に「データ」タブをクリックし「データの入力規則」をクリックします。
「データの入力規則」の設定
「データの入力規則」が表示されますので、「設定」タブをクリック「入力値の種類」で「リスト」を選択、リストの選択肢を「,」で区切って入力し「OK」をクリックします。
ここまで終了すると選択したセルの右側に「▼」が表示されます。その「▼」をクリックすると「リスト」が表示され先程入力した選択肢がリスト化されていますのでクリックして入力することができます。
この様に「リスト」を用意する大きな効果はl、選択肢が最初から提示されるので簡単に入力できることと、強制的にデータの表記を統一できるので集計の手間を減らすことができます。
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